Op de handen zitten: tot hoever gaat de toezichthouder?
Voor veel vertrouwenspersonen houdt de communicatie over het eigen jaarverslag op bij de HR-afdeling of een stafafdeling die verantwoordelijk is voor arbeidsomstandigheden. De inhoud van het verslag wordt dan meegenomen in een groter geheel voordat het Jaarverslag van de bestuurder op het bureau van de toezichthouder ligt. Onderweg zijn er dan filters gepasseerd, die ondanks de beste bedoelingen de kern van het verhaal van de vertrouwenspersoon kunnen missen.
Auteur: Mieke van den Broek-Hanskamp
Laag-Keppel, april 2023
Een stukje tekst in NRC op 7 februari 2023 raakte mij: ‘Reclassering Nederland heeft een betaalde Raad van Toezicht, voorgezeten door burgemeester Liesbeth Spies (CDA) van Alphen aan den Rijn. Op de vraag waarom de raad niet heeft geconstateerd dat de reclassering in strijd met de klachtregels handelt, stelt zij dat de raad zich laat informeren door de onafhankelijke klachtencommissie en dat er de afgelopen jaren “geen aanleiding is geweest” voor het toezichtsorgaan “om zich bezig te houden met de wijze waarop het reglement wordt uitgevoerd”. ‘
Ik vroeg me af, wat dit stukje tekst voor de vertrouwenspersoon kan betekenen. Welk signaal wordt hier afgegeven en hoe zit het precies als een Raad geen aanleiding ziet om zich bezig te houden met de wijze waarop het reglement wordt uitgevoerd? Welke vragen stelt de toezichthouder aan de bestuurder, als het gaat om sociale veiligheid en integriteit? Om deze vraag te kunnen beantwoorden, moeten we eerst meer weten over de functie van toezichthouder.
Eén van de kwaliteiten van de toezichthouder is, dat hij ‘op zijn handen moet kunnen zitten’. De toezichthouder ziet toe. Hij geeft dus geen leiding, geen opdrachten en hij stelt geen eisen. Wel kan hij criteria en kaders meegeven aan de bestuurder. Tenzij het de bestuurder De toezichthouder is de werkgever van de bestuurder, de toezichthouder geeft daarom ook leiding aan de bestuurder. Voor veel medewerkers is de Raad van Toezicht of Commissarissen vrijwel onzichtbaar. Ook voor veel vertrouwenspersonen.
De bestuurder is het belangrijkste deel van de zandloper van de communicatie tussen organisatie en toezicht want hij moet beide delen verbinden.
Ondanks de hierboven beschreven, afstandelijke rol kan de toezichthouder wel hoofdelijk verantwoordelijk worden gesteld bij misstanden. Elke toezichthouder is zich daarvan bewust. Er zijn ook uit het verleden voorbeelden van misstanden op het gebied van integriteit waarvoor de toezichthouder op zijn vingers is getikt. In 2017 had de Raad van Toezicht van het Stedelijk Museum een probleem op het gebied van nevenfuncties van zijn directeur. Als je als vertrouwenspersoon meer inzicht wilt krijgen in dat incident, dan raad ik je aan om internet erop na te slaan.
De bestuurder is degene die keuzes maakt in het informeren van de toezichthouder op basis van de daarover gemaakte afspraken tussen beiden. Het risico daarbij is dat de toezichthouder niet altijd kan zien, wat er écht gebeurt in de organisatie. Hierdoor kunnen misstanden blijven bestaan, of kan het verslag van de vertrouwenspersoon zijn doel missen.
De toezichthouder heeft echter zeker de mogelijkheid om wél te kunnen zien wat er speelt in de organisatie, want hij mag zich op zijn geheel eigen manier informeren over de organisatie. Hij kan dus gewoon op bezoek gaan bij de vertrouwenspersoon. Ook zonder dat de bestuurder daarbij is. Veel raden van toezicht of -commissarissen hebben de stap genomen om met hun bestuurder af te spreken welke concrete zaken ze willen zien en hoe zij dat doen. Alle ruimte dus voor de vertrouwenspersoon om de toezichthouder uit te nodigen voor een één-op-één gesprek. Good governance gaat ook over nabijheid.
De toezichthouder zit op zijn handen. Maar de kunst van de toezichthouder is aan om de bestuurder de goede vragen te stellen. De vertrouwenspersoon kan de toezichthouder helpen om die vragen te formuleren.
